5 hilfreiche Tipps, um effizienter zu arbeiten

Eins vorweg: Wenn sich Aufgaben bei dir stapeln und deine To-do-Liste immer länger wird, kann es auch einfach daran liegen, dass du wirklich viel zu viel auf dem Tisch hast. Dann kann es helfen, das Thema offen in deinem Team anzusprechen. Zudem kannst du mit deiner oder deinem Vorgesetzen sprechen, um gemeinsam zu schauen, wie dieser Workload reduziert werden kann. Bist du selbstständig, ist deine eigene Disziplin gefragt. Es liegt an dir, öfter „nein“ zu sagen oder dir Unterstützung zu holen. Das kann eine Assistenz sein, eine Agentur oder vielleicht hast du Mitarbeitende, die dich bei einigen Aufgaben unterstützen können. Am Ende ist niemandem geholfen, wenn du aufgrund psychischer oder physischer Probleme deinen Job nicht mehr ausüben kannst.

Damit du jedoch die Aufgaben, die du wirklich erledigen musst, effizienter abarbeiten kannst, können dir ein paar einfache Tipps helfen. 

Das klingt erst einmal kontraproduktiv, doch Auszeiten können dir tatsächlich helfen, konzentrierter und effizienter zu arbeiten. Erwachsene können sich circa 90 Minuten am Stück konzentrieren, einer Aufgabe zielgerichtet nachgehen und ihr Umfeld ausblenden. Produktives Arbeiten ist in der Regel für vier bis sechs Stunden möglich, um komplexe Aufgabenstellungen anzugehen. Alles darüber hinaus führt dazu, dass sich das Gehirn von allein zum Schutz abschaltet.

Um weiterhin voll bei der Sache zu bleiben, Denkblockaden zu lösen und neue Inspiration zu finden, sind daher regelmäßige Pausen wichtig. Dabei werden eher häufigere, kurze Pausen von circa fünf bis zehn Minuten empfohlen, denn der Erholungseffekt nimmt im Laufe einer Pause immer mehr ab, bis nach dreißig Minuten kein wirklicher Effekt mehr zu verzeichnen ist.

Wie so eine Pause aussieht, kann ganz unterschiedlich sein. Du kannst am Schreibtisch einfach den Blick in die Natur schweifen lassen, Musik hören, dir einen Kaffee oder Tee aufbrühen oder aktiv werden mit einem kleinen Spaziergang. Egal, welche Art von Pause du bevorzugst: Alles, was dich ablenkt und dir Spaß macht, sorgt für Entspannung, schüttet Glückshormone aus, baut Stress ab und fördert die Kreativität. 

Stürzen täglich zig Aufgaben auf dich ein, ist es schwierig, den Überblick zu behalten – doch genau das ist die Grundlage für deine Effizienz. Denn nur, wenn du deine To-dos alle im Blick hast, diese priorisiert und organisiert bekommst, kannst du produktiver arbeiten. Dabei können dir Listen und Priorisierungen helfen. Zuerst ist es sinnvoll, alle Aufgaben zu sammeln, zu priorisieren und eventuell auch zu kategorisieren. Ob du dabei mit einer App, einer Liste in einer Desktop-Anwendung oder ganz analog in einem Notizbuch arbeitest, ist natürlich dir überlassen. Arbeitest du digital, kannst du durch digitale Notizen zu den verschiedenen Aufgaben möglicherweise effizienter arbeiten, da du nach Schlagwörtern suchen kannst. Anbieter gibt es in diesem Bereich inzwischen jede Menge – sowohl mit kostenlosen als auch mit kostenpflichtigen Programmen. Teste dich hier gerne etwas durch, bis du das System gefunden hast, das sich für dich richtig anfühlt und mit dem du gut zurechtkommst. Und wenn es am Ende die analoge Liste ist, weil es einfach guttut, deine Aufgaben physisch abzuhaken oder durchzustreichen, dann tun es auch Stift und Zettel. 

Um effizienter und konzentrierter zu arbeiten, kann es auch helfen, statt To-do-Listen eher Zeitpläne für deine tägliche Arbeit aufzustellen. Wenn du nicht sicher bist, wie viel Zeit gewisse Aufgaben in Anspruch nehmen, kannst du zunächst Protokoll führen. Reserviere dir beispielsweise erst einmal einen großzügigen Zeitslot, um deine E-Mails abzuarbeiten, und nutze eine Stoppuhr, um zu messen, wie lange du dafür brauchst. Nach ein paar Tagen wirst du ein gutes Gefühl dafür bekommen, wie viel Zeit realistisch für die jeweilige Aufgabe ist. Hast du dies für möglichst viele Aufgaben ausgewertet, kannst du dir in deinem Kalender die entsprechenden Slots einteilen. Zudem kann es helfen, für jeden Zeitblock einen Timer oder Wecker zu stellen, damit du nicht ständig versucht bist, auf die Uhr zu schauen, wann der Slot vorbei ist. Somit hast du den Kopf frei und kannst dich vollkommen auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren.

Die beste Vorbereitung mit To-do-Listen und Zeitslots hilft nichts, wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen und du ständig unterbrochen oder abgelenkt wirst. Eine ruhige Umgebung ist daher die Basis, um produktiver zu arbeiten. Willst du E-Mails abarbeiten, kann es helfen, wenn du dein Telefon lautlos stellst, um hierbei nicht durch Anrufe gestört zu werden. Bereitest du beispielsweise eine Präsentation vor, kann es sinnvoll sein, nicht nur das Telefon auszustellen, sondern auch Mails und Chat-Programme vorübergehend stumm zu schalten sowie das Smartphone weit wegzulegen, denn auch hier lauern jede Menge Ablenkungen. Mitarbeitende, Kolleginnen oder Kollegen platzen gern einmal in dein Büro und haben Fragen oder brauchen Hilfe? Kommuniziere klar, wann du deine Ruhe brauchst, um konzentriert zu arbeiten, und dass du dann nicht gestört werden willst. 

Vielleicht hast du diesen Satz schon einmal gehört, doch was bedeutet er? Kurz zusammengefasst: Ein geordnetes Leben und ein sauberes Umfeld wirken sich positiv auf deinen mentalen Raum aus. Zunächst setzt das einen ordentlichen Arbeitsplatz voraus. Ein Schreibtisch voller Unterlagen, auf dem du ständig Dinge suchen musst und auf dem vielleicht sogar noch die Kaffeetassen der letzten Tage stehen, hilft zumindest nicht bei der Konzentration und kann sich sogar negativ auf deine Arbeit auswirken. Denn suchst du ständig wichtige Unterlagen, kostet das Zeit und unterbricht deinen Workflow. Außerdem können all diese Dinge um dich herum ablenken und auch in deinem Kopf ein Gefühl von Überforderung verursachen. Ein geordneter Schreibtisch oder auch ein aufgeräumtes Büro kann dafür mehr Ruhe in deine tägliche Arbeit bringen, da du genau weißt, wo du etwas findest, und sorgt für eine richtige Wohlfühlatmosphäre. Pflanzen können zudem das Raumklima und deine gute Konzentration verbessern. Genauso ist das regelmäßige Lüften wichtig, um deinen Arbeitsplatz und damit auch dein Gehirn mit ausreichend Sauerstoff zu versorgen. Das Ganze lässt sich auch auf dein privates Leben und dein Zuhause übertragen, denn ist da alles geordnet, hast du Kapazitäten, dir über die wirklich wichtigen Themen Gedanken zu machen. 

Für das Selbstmanagement gibt es zahlreiche Methoden, die alle mehr oder weniger komplex sind. Hier gilt es, die zu finden, die am besten zu dir passen. Obwohl es für einige Methoden ganze Bücher gibt, wollen wir dennoch einige hier kurz zusammenfassen. Am Anfang jeder Methode steht eine möglichst vollständige To-do-Liste.

• Das Eisenhower-Prinzip: Mit dieser Methode sortierst du deine Aufgaben auf einer Matrix von A nach D. Hierbei bedeutet A wichtig und dringend, B steht für wichtig, aber nicht dringend, C für dringend, aber unwichtig, und D für unwichtig und nicht dringend. Je nach Zuordnung deiner Aufgaben solltest du diese dann entweder sofort selbst erledigen, terminieren, delegieren oder nicht bearbeiten. Eine ähnliche Methode ist die ABC-Methode. Auch hier werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert.

• Getting-Things-Done: Bei der vom Produktivitätsberater David Allen entwickelten Methode geht es darum, alles aus dem Kopf zu bekommen und stattdessen „extern“ zu sammeln und zu organisieren. Dafür werden sämtliche Aufgaben gesammelt – sowohl privat als auch beruflich. So fällt es leichter, sich nur auf eine spezielle Aufgabe zu konzentrieren, statt sich durch gedankliches Multitasking zu verzetteln.

• Die Pomodoro-Technik: Diese Technik eignet sich, wenn du in kurzer Zeit schnell und konzentriert Aufgaben abarbeiten willst. Dafür stellst du dir einen Timer und unterteilst deine Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte sowie eine anschließende fünfminütige Pause. Diese Technik eignet sich vor allem für das Abarbeiten von Mails und Telefonaten oder für kleinere Aufgaben. Doch auch größere Aufgaben lassen sich in mehrere Abschnitte unterteilen und mit dem Arbeitsrhythmus 52-17 kombinieren.
• Der Arbeitsrhythmus 52-17: Ähnlich wie bei der Pomodoro-Technik wird der Tag hier ebenfalls in Arbeitszeiten und Pausen unterteilt, wobei hier 52 Minuten gearbeitet und 17 Minuten pausiert wird. Wichtig ist hier die Selbstdisziplin, die Zeitslots auch einzuhalten und die Pause wirklich als solche zu nutzen.
• Das Pareto-Prinzip: Das Prinzip geht davon aus, dass mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des Ergebnisses erzielt werden kann. Auf die Arbeit übertragen können also die wichtigsten Aufgaben in kurzer Zeit erledigt werden. Auch hierfür ist zunächst ein Überblick über alle Aufgaben notwendig.
• Eat-that-frog-Methode: Diese Methode zum Zeitmanagement besagt ganz einfach, die schlimmste, schwierigste und wichtigste Aufgabe des Tages direkt als Erstes hinter sich zu bringen. Augen zu und durch. Denn vielleicht neigst du manchmal dazu, genau solche Aufgaben zu umgehen und deine Zeit mit eher nebensächlichen Dingen zu vertrödeln, statt effizient zu arbeiten.